Cadre et Principe Comptable, Référence de JSOFT5 WEB Comptabilité Générale et ANALYTIQUE

I. Cadre et principes comptables

Les éléments du cadre comptable découlent de l’analyse des dispositions du SYSCOHADA, qui fixent les bases de l’organisation comptable et les principes comptables à respecter.

   

1.  Le respect du cadre comptable en vigueur (SYSCOHADA)

a.       Le cadre comptable à respecter

La comptabilité des opérations réalisées par une entreprise doit être une comptabilité générale tenue en application des principes du SYSCOHADA :

L’article 2 du SYSCOA fixe le champ d’application des entreprises et entités soumises aux principes de la comptabilité générale tels qu’ils sont définis au SYSCOA.

Les normes comptables du SYSCOA réfèrent aux normes internationales de comptabilité

Le cadre règlementaire SYSCOA fournit un complément d’informations au présent manuel de procédures.

b.      Les restitutions comptables et financières à obtenir (Article 19 du SYSCOA)

L’organisation comptable doit obtenir les restitutions comptables suivantes :

Les journaux comptables et le livre journal (récapitulatif de l’ensemble des journaux), le grand livre général qui détaille par compte général l’ensemble des écritures, la balance générale qui fournit le solde comptable de chaque compte général,

-          le livre d’inventaire sur lequel sont transcrits une partie des états financiers (bilan et compte de résultat) et les opérations d’inventaire.

L’organisation comptable doit obtenir les états financiers de fin d’exercice suivants (cf. article 8 du SYSCOA) :

-          le bilan,

-          le compte de résultat,

-          le tableau financier des ressources et des emplois (TAFIRE),

-          l’état annexé,

-          l’état supplémentaire.

2. Les obligations de l’organisation comptable

Le SYSCOA définit les exigences que l’organisation comptable doit respecter pour que la comptabilité générale soit établie conformément aux principes de sincérité, sécurité et régularité. Les principes fondamentaux ou constituant une innovation, sont énoncés dans la présente partie du document, avec référence aux articles auxquels ils se rapportent. Pour les autres principes, il conviendra de se rapporter au SYSCOA lui-même pour la partie organisation comptable (articles 14 à 24).

1. Les modalités d’enregistrement et de restitution des données comptables dans le temps (article 15 du SYSCOA)

Les modalités d’enregistrement et de restitution des données comptables doivent respecter les conditions suivantes :

•   être complets, 

les enregistrements de base doivent être exhaustifs, effectués au jour le jour et sans retard.

• donner lieu à un traitement en temps opportun,

Les enregistrements de base doivent donner lieu à un traitement comptable (interface comptable) en temps réel ou à défaut en temps différé (traitement batch) tout en garantissant le respect des clôtures provisoires et de mise à disposition des restitutions.

• permettre la mise à disposition des restitutions comptables et financières dans les délais requis.

La comptabilité de l’exercice doit faire l’objet de clôtures provisoires périodiques permettant l’inscription définitive des enregistrements au minimum trimestrielle. L’arrêté des comptes doit être établi pour le 30 avril de chaque exercice, ce qui comprend les livres comptables et les états financiers.

2. Les conditions de régularité, de sincérité et de sécurité de la comptabilité (article 17 du SYSCOA)

Les modalités de tenue de la comptabilité doivent respecter les conditions de régularité, de sincérité et de sécurité suivantes :

• être tenue en respectant les particularités du pays (article 17.1),

La comptabilité doit être tenue dans la langue du pays (en français) et dans la monnaie du pays (F CFA).

• être tenue en partie double (article 17.2),

Les écritures doivent être enregistrées dans des comptes de débit et des comptes de crédit appropriés, en respectant le principe de l’égalité des sommes inscrites.

• être justifiée par des pièces probantes (article 17.3),

Les écritures doivent s’appuyer sur des pièces probantes (pièces justificatives ou pièces comptables), susceptibles de servir de moyens de preuve, à savoir, être datées, avoir respecté les procédures internes en vigueur et porter les références de l’enregistrement comptable.

• être établie en respectant la chronologie des opérations (article 17.4),

Les écritures doivent être enregistrées opération par opération, par date de valeur comptable. Les récapitulations de mouvements ne sont possibles que pour des opérations de même nature, réalisées en un même lieu, à une même date.

• permettre une identification des enregistrements (article 17.5),

Les enregistrements doivent porter indication de l’origine comptable (journal), de l’imputation comptable (les comptes et les montants), le contenu de l’opération (le libellé de l’opération) et les références de la pièce justificative.

• être appuyée par l’inventaire du patrimoine (article 17.6),

Les soldes de la comptabilité doivent être confrontés, par l’organisation d’inventaires des éléments du patrimoine, à l’existence physique des biens, des créances et des dettes portés en comptabilité.

• respecter le plan comptable SYSCOA (article 17.7),
• être appuyée par la tenue des livres et supports obligatoires (article 17.8).

Les livres comptables à tenir sont le livre journal, le grand livre général, la balance générale et le livre d’inventaire.

3. Les conditions de régularité et de sécurité en cas de comptabilité tenue sur un support informatique (article 22 du SYSCOA)

Lorsque la comptabilité est tenue sur un support informatique, en plus des conditions de régularité et de sincérité présentées ci dessus, s’ajoutent celles de régularité et de sécurité suivantes :

• permettre l’identification des enregistrements saisis (article 22.1),

En plus des caractéristiques d’identification définies à l’article 17.5, le système informatique doit permettre une restitution des enregistrements sous forme papier (journaux, brouillards, lots par utilisateurs etc.) ou sous forme intelligible (consultation à l’écran ou fichier).

• garantir l’irréversibilité des traitements (article 22.2),

Le système doit comporter des procédures de validation de chaque donnée prise individuellement. Par ailleurs, le système ne doit pas permettre la suppression, la modification ou l’addition ultérieure d’enregistrements comptables. Le système doit comporter une procédure de validation des enregistrements provisoires (brouillards de saisie) dont la fréquence d’application ne peut excéder le mois.

• comporter une procédure périodique de clôture informatique (article 22.3)

La procédure périodique de clôture informatique doit garantir l’interdiction de toute insertion intercalaire, tant au niveau des enregistrements déjà saisis que des références. Cette procédure, dont la périodicité doit être au minimum trimestrielle, doit être lancée au plus tard à la fin de chaque trimestre qui suit la fin de la période considérée.

• organiser les périodes clôturées (article 22.4),

Les écritures doivent être classées au niveau des restitutions dans l’ordre chronologique des dates de valeur comptable. Pour les périodes clôturées en application de la procédure informatique, les enregistrements complémentaires éventuels doivent être comptabilisés avec comme date de valeur comptable le premier jour de la période ouverte suivante. Par ailleurs, le système doit gérer et restituer les dates de valeur comptables (réelles et théoriques) et les dates de saisie.

• garantir la durabilité et la conservation des enregistrements (article 22.5),

Le système doit effectuer une transcription indélébile des données comptables. Ainsi, des procédures de sauvegarde des données, et si nécessaires des systèmes, doivent être appliquées, tant en termes de modalités que de fréquence.

• permettre la constitution du chemin de révision (article 22.6),

• L’organisation comptable, et sa traduction dans les manuels de procédure doit garantir toutes les possibilités de contrôle, à savoir, en partant des pièces justificatives pouvoir remonter aux enregistrements comptables et à partir des enregistrements pour remonter aux pièces. Par ailleurs, il doit être possible d’accéder à la documentation technique relative aux analyses informatiques, à la programmation et aux traitements (Cette condition ne peut s’appliquer dans le cas de progiciels pour lesquels le diffuseur bénéficie de droits de propriété intellectuelle). Enfin, il doit être possible d’effectuer des tests pour contrôler l’exactitude des traitements et des restitutions.

respecter des conditions de forme, tant, pour les états comptables, que pour la justification des enregistrements (article 22.7).

Les états doivent être datés et numérotés afin de faciliter leur identification. Chaque enregistrement saisi doit s’appuyer sur une pièce justificative qui doit restituer en clair le contenu de l’identification Cette condition de forme quant à la justification des écritures s’applique également aux interfaces comptables.

Le SYSCOA fait obligation aux entités soumises aux dispositions de référence d’appliquer huit principes comptables généralement reconnus en la matière. Dans ce cadre, le SYSCOA se réfère aux principes généralement reconnus.

Les neuf principes comptables généralement reconnus par les normes internationales sont les suivants :

• le principe de prudence,

• L’application de ce principe conduit à constater en charges, dès leur connaissance, les pertes éventuelles sur les périodes à venir mais à ne pas prendre en considération des gains potentiels à réaliser sur les périodes à venir.

la permanence des méthodes,

L’application de ce principe permet la comparabilité des états financiers annuels successifs. Les changements de méthodes doivent être identifiés, justifiés et leur impact chiffré.

• la correspondance du bilan de clôture au bilan d’ouverture,

Le SYSCOA limite de manière importante les possibilités de modification de la situation nette d’ouverture.

• la spécialisation des exercices,

Il faut rattacher à chaque exercice les charges et les produits nés de l’activité de cet exercice.

• le coût historique,

• Il s’agit d’une convention de principe. Les réévaluations ne sont autorisées que dans des cas identifiés et limités.

la continuité d’exploitation,

• Les états financiers doivent être lus et compris comme donnant une image de l’entreprise « en fonctionnement ».

le principe de transparence,

Les comptes doivent être arrêtés de manière loyale, ce qui suppose une présentation claire de l’information, et dans le cadre de la règlementation du SYSCOA.

• l’importance significative,

L’application de ce principe doit permettre un allègement de l’information sur des éléments de faible importance, mais également, un approfondissement de cette information sur des évènements majeurs.

• la prééminence de la réalité (économique) sur l’apparence (juridique).

Le SYSCOA prend en compte ce principe pour plusieurs traitements comptables (crédit-bail, effets escomptés non échus, etc.). L’application de ce principe, de nature anglo-saxonne, rompt avec les principes des plans utilisés en Afrique de l’Ouest qui accordent la prééminence à la situation juridique.