CASE STUDY: RENFORCEMENT DE CAPACITE EN GESTION FINANCIERE ET ADMINISTRATIVE

Dans le cadre de notre étude, nous allons utiliser des entreprises composite pour illustrer les différents acteurs dans la réalisation de notre étude.
Notre première entreprise composite se nomme Albert et Norton, est une organisation internationale dont la mission est d’accélérer la modernisation du commerce durable sur les principaux marchés.  Albert et Norton soutien la création de coalitions en regroupant des agences gouvernementales, des sociétés du secteur privé, des syndicats et des organisations non gouvernementales. Ces coalitions créent des programmes ambitieux qui engendrent des changements tangibles. En impactant la masse critique nécessaire, Albert et Norton permet aux différents secteurs de se développer durablement tout au long de leurs chaines d’approvisionnements respectives.
Notre deuxième entreprise composite se nomme ONG-CI est une organisation nationale qui œuvre dans le secteur cacao culture en zones rurales pour la collecte et traitement des informations rurales relatives a l'utilisation des produits phytosanitaire et fertilisant.

TERME DE RÉFÉRENCES

Pour soutenir les efforts de l’industrie cacaoyer, dans  le développement d’un marche mature Ouest Africain de fertilisant, qui faciliterait l’amélioration de la productivité des planteurs de cacao, Albert et Norton s’est fixé comme objectif de restaurer la fertilité des sols en Afrique de l’Ouest, à fin de bénéficier d’un secteur cacaoyer aux vergers rajeunit et économiquement viable.

Identification des besoins

Le projet de Albert et Norton vise en CI, à  identifier et distribuer des fertilisants à plusieurs milliers de planteurs d’ici 2020.

Ceci en initiant et soutenant des recherches rigoureux dans la collecte de données au près des planteurs, pour produire des informations  pouvant soutenir les industrielles et le gouvernement dans leurs prises de décisions stratégiques, orientées vers les meilleurs pratiques de bonne gouvernance, et une meilleur assistance aux acteurs du secteur.

Pour ce fait une équipe de recherche a été créer, composée d'un institution de recherche agronomique , pour la qualité scientifique de la recherche, et l'ONG-CI pour la partie collecte des données sur le terrain. Leurs objectifs, mener des études sur l’impact de l’utilisation des fertilisants sur les sols, le retour sur investissement de cette utilisation, et la probabilité pour des planteurs à adopter les fertilisants.

Parce que Albert et Norton accord une importance primordiale à la qualité et à la gestion compétente  de ses opérations, à travers un stricte respect des plans de mesure et d’évaluation des progrès de ses programmes - ce qui est purement managérial, et dans le but de permettre a l’ONG-CI de pouvoir exécuter convenablement sa mission qui est purement technique, et rassurer les bailleurs de fonds sur la bonne gestion des projets, un cabinet de consultant a été sollicité pour :

-Appuyer l’ONG-CI, à fin de renforcer sa capacité des gestions financière et administrative, cadre qui servira de fondement pour évaluer et faire un suivi des états de la gestion financière de projets et des subventions. Ce qui permettra au final à l’ONG-CI de fonctionner entièrement, et indépendamment comme une ONG.

 

Solutions Proposées

Objectifs

En réponse à ses préoccupations, InnovaTIC Solution et Services a décidé de proposer une solution.

cette mission s’inscrit dans le cadre de renforcer de capacité des gestions financière et administrative, cadre qui servira de fondement pour évaluer et faire un suivi des états de la gestion financière de projets et des subventions, dont la finalité est de permettre à l’ONG-CI de fonctionner entièrement, et indépendamment comme une ONG au bout de la mission.

Dans cette proposition, nous commencerons par définir le renforcement des capacités, et celui de la gestion financière et une analyse de ses objectifs. Nous présenterions ensuite notre Modèle de renforcement la capacité de gestion financière et administrative qui décrit les éléments essentiels à une gestion financière efficace.

Le renforcement des capacités est un processus visant à faciliter, conjointement avec les acteurs, la consolidation de leurs capacités au niveau individuel, organisationnel et sectoriel, pour leur permettre d'évoluer et de s'adapter aux nouvelles exigences du contexte afin de jouer le rôle qui leur appartient dans un système de gouvernance».

Comme on peut le constater, le modèle systémique de renforcement des capacités se base sur trois dimensions : 

1. La dimension niveau du renforcement des compétences individuelles où les questions liées au leadership stratégique sont également traitées ;  

2. La dimension de l'organisation avec une attention particulière aux aspects de l'identité, ainsi que les critères d'efficacité et d'efficience ; et

3.      3. La dimension du renforcement institutionnel et du secteur où les questions primordiales sont celles du développement de compétences et de capacités pour la collaboration avec d'autres acteurs et de l'élaboration d'un cadre juridique et institutionnel adapté aux besoins des organisations.

Il est évident que la gestion financière ne se fait pas en vase clos. Elle s'exerce plutôt de concert avec d'autres éléments importants de la gestion de l'organisation. De fait, ces trois niveaux du modèle de renforcement des capacités se chevauchent et sont liés aux autres éléments essentiels de la gestion financière et administrative.  

Essentiellement, les objectifs de la gestion financière sont :

• de garantir que les gestionnaires ont de l'information pour appuyer leur prise de décisions;de garantir l'existence d'information, tant financière que non financière, actuelle, pertinente et fiable; 
• de contribuer à la gestion des risques de l'organisation; 
• d'aider l'organisation à utiliser les ressources de façon économique, efficiente et efficace; 
• de permettre aux gestionnaires de rendre compte de l'utilisation des ressources qui leur sont confiées; 
• d'établir un environnement de contrôle favorable; 
• de permettre à l'organisation de respecter les autorisations et de protéger ses actifs.

Somme toute, une organisation doit avoir une bonne gestion globale pour pouvoir assurer une bonne gestion financière et administrative pour :

•  Améliorer les capacités de formulation, de gestion et de suivi des programmes et projets,
•  Améliorer les capacités de gestion et d'administration de l’ONG-CI selon des critères de transparence d’Albert et Norton,
• Augmenter de la représentativité et légitimité de l’ONG-CI.

Comment y parvenir ?

Plan Stratégique

Le renforcement des capacités consiste à libérer le potentiel déjà existant. Notre stratégie est fondée sur une analyse de la situation actuelle. Le personnel doit être impliqué dans ces analyses, car il est responsable du changement créé, et pour cela il doit reconnaitre ses propres besoins. Alors notre point de départ est de construire sur ce qui existe déjà.

Cette approche est fondée sur des processus essentiels qui représentent les pierres d'assise qui détermineront la capacité de gestion financière et administrative de l’ONG-CI.

Ces procédures décrivent les étapes que l’ONG-CI suivra au fur et à mesure qu'elle définit, met en œuvre, mesure, contrôle et améliore ses processus de gestion financière et administrative. Ces étapes ont été réparties en cinq « niveaux de capacité » progressifs. Chaque niveau représente une étape bien définie vers un régime de gestion financière plus avancé.

Se sont :

• le démarrage
• le contrôle 
• l'information 
• la gestion 
• l'optimisation

Approche Méthodologiques

 

Le démarrage

Processus :

• Recueil et revue documentaire existant (rapports d’audit, de commissariat aux comptes, manuels de procédures, etc.)

• Entretiens avec les différents responsables pour une prise de connaissance de l’environnement et le recueil de leurs attentes

• Elaborer des plans d'activités financiers et opérationnels utiles et réalistes

• Etablir un cadre de contrôle fondamental

• Recyclage des cadres de l'organisation

       Délivrable :

• Rapport du control interne

• Plan Stratégique

• Un organigramme de référence  

       M et E :

• surveillance et de contrôle des ressources,
• protection des actifs

Contrôle

Processus :

• Elaboration des plans de reporting financiers et opérationnels (non financiers)

• Le traitement des opérations comptables,

• La tenue des livres de comptes et

• Garantir que les contrôles sur les systèmes financiers sont adéquats pour produire des données financières complètes, exactes et actuelles et à fournir au besoin des directives fonctionnelles aux groupes opérationnels

• Formations en matière de leadership

• Formations en gestion de projets adressées aux responsables de programme au sein de l'organisation

• Recyclage des cadres de l'organisation

       Délivrable :

• Respect des obligations d'information législatives et réglementaires

• Etabli un cadre de contrôle qui fournit un environnement stable et qui garantit que les pratiques de contrôle puissent se répéter et durer

• Plans de reporting financiers et opérationnels (non financiers)

• Produire des données financières et opérationnelles exactes et complètes

• Posséder un cadre de contrôle pour garantir que les actifs sont protégés, que les données sont exactes et fiables, et que les opérations sont exécutées avec prudence et probité,

• Plans financiers réalistes

• Posséder des données historiques fiables

       M et E :

• Respecter les obligations d'information législatives et réglementaires

• Surveillance des progrès réalisés et les ressources utilisées par rapport aux résultats prévus

• Traitées et contrôlées les opérations conformément aux exigences législatives  et réglementaires applicables

Information

Processus :

• Mise en place de systèmes et les pratiques, procédures et les procédés financiers et non financiers au sein de l'organisation pour fournir des informations précises et fiables

• Gérer les ressources avec prudence et probité et de façon économique et efficiente

• Etablir une structure financière qui fournira des contrôles efficaces par rapport au coût et des informations pour répondre aux besoins quotidiens 
• Instaurer un climat qui permet d'intégrer les pratiques de gestion financière à la culture de toute l'organisation 
• Promotion et officialisation les politiques et les pratiques de gestion financière dans toute l'organisation et en les complétant par une formation adéquate et un système de récompenses, de reconnaissance et de sanctions qui renforcent la culture
•  Formations en comptabilité, gestion financière

• Recyclage des cadres de l'organisation

       Délivrable :

• Informations  utilisées pour gérer les ressources avec prudence et probité et de façon économique et efficiente

• Fournir des informations  et des rapports financiers et opérationnels (non financiers) uniformes et comparables, qui répondent aux besoins des gestionnaires

• Analyse des comptes démontrant  les informations sur le coût de production  de prestation des services d'un niveau donné

• Les normes organisationnelles de tous les processus et activités établies

• Conception des fiches de postes

• Elaboration des indicateurs de rendement, des mesures des coûts et de la qualité et pour surveiller le rendement, afin de garantir que les résultats escomptés sont réalisés et d'assurer la reddition de comptes

       M et E :

• Indicateurs de rendement, des mesures des coûts et de la qualité

• Gérer et réduire les risques de façon efficace par rapport au coût

Gestion

       Processus :

• Rédaction d’un manuel de procédures financières et administratives

• Gérer les informations et les ressources de savoirs de l'organisation comme des actifs, de manière à disposer de l'information nécessaire pour prendre des décisions éclairées

• Définir les relations entre les variables qui influent sur les coûts, la qualité et le niveau de service et analyser comment elles influent sur les résultats souhaités par l'organisation,

• Utiliser les informations pour faire des choix éclairés entre des objectifs concurrents comme le coût, la qualité et le calendrier,

• Analyser les répercussions financières des décisions avant de les prendre, et surveiller leurs conséquences

• Utiliser les informations quantitatives pour contrôler les écarts

• Utiliser les informations quantitatives pour aboutir à un équilibre entre des objectifs spécifiques concurrents

       Délivrable :

• Définition claire des missions/responsabilités  dans la fonction Finance et Comptabilité 

• Uniformité, intégralité et la constance dans l’accomplissement des tâches  et processus clés

• Services de qualité acceptable

• Meilleurs maîtrise de la comptabilité Générale et analytique

• Procédures standardisées de suivi du respect du budget approuvé 

• S'assurer que les dépassements de budget sont détectés et gérer à temps

• Les rapports d’activités sont préparés et reportés hebdomadairement, tandis que les rapports de gestion sont préparés mensuellement.

       M et E :

• Mesurer les répercussions de variables comme le coût, la qualité, la productivité et le degré d'atteinte des objectifs énoncés

Optimisation

Processus : 

• Utiliser les informations internes et externes pour fixer et atteindre des cibles ou des objectifs d'amélioration stratégiques

• Elaborer des informations prospectives pour prévoir les changements tant internes qu'externes qui pourraient influer sur le rendement de l'organisation

et prendre les décisions stratégiques ou tactiques nécessaires pour en gérer les effets;

•  Mesurer le rendement de l'organisation par rapport à celui d'autres organisations du même secteur d'activités et établir des cibles d'amélioration stratégiques;

• Trouver les meilleures pratiques et apprendre d'autres organisations (analyses comparatives)

• Trouver des moyens de minimiser les coûts et de maximiser les recettes, et d'améliorer la quantité et la qualité des extrants, en introduisant de nouvelles technologies et en améliorant les processus existants

Délivrable :

• Accroître la valeur de ses services
• Un tableau de comparaison SWOT
• Promotion (de la part de bailleurs de fonds) d'espaces d'échanges sur les politiques sectorielles
• Organisation et financement d'échanges nationaux et internationaux

M et E :

• Viser une amélioration continue
• Outils de comparaisons et d’évaluation de l’Organisation 
• Tableau de Bord

Nos points d’achèvement et Contrôle

>la détermination des exigences - comme le besoin d'un certain système de contrôle - et l'élaboration de plans et de procédures pour y satisfaire;

          >l'exécution des plans et procédures

>la surveillance et le suivi des travaux réalisés;

          >la correction de tout problème qui peut surgir

Plan de travail

 

QUI SOMMES-NOUS ?

INNOVATIC SOLUTION ET SERVICES, est un intégrateur de Services et Solutions TICs et en Gestion efficiente des Entreprises 

Travaillant à la fois à l’échelle régionale et nationale avec les entreprises Partenaires, nous fournissons des services d'ingénierie et Conseils dans plusieurs projets, y compris le Développement et déploiement des applications métiers, en  Sélections de vendeur et implémentations des ERP, et en Création et Gestion des Procédures Opérationnelles (BPM),

Nous sommes des consultants techniques en infrastructures à large bande et des applications globales d'entreprise offrant  des produits et services tels que, les Câbles a haut débit, Mobile Services, Transmission vidéo et de Fibre Optique (FTTx).

En plus de fournir des services de conseil en gestion de services télécoms et de systèmes d’Information et technologie, nous offrons des services de Formations, de Suivi et Évaluation dans l’accompagnement de la maîtrise total de nos produits et services.

Nous aidons les entreprises publiques et privées à évaluer et à innover leurs systèmes d’information et de communication, afin de maximiser leurs niveaux de service pour obtenir des avantages opérationnels et concurrentiels. En d'autres termes, nous allons vous aider à réaliser le plein potentiel de vos investissements dans les TICs pour un meilleur rendement opérationnel, et pour un impact économique Exceptionnel.

Élaboration et spécifications techniques des projets

Nous avons une gamme complète de services d'ingénierie. Ainsi depuis plusieurs années, nous avons établi des partenariats avec des équipementiers et des entreprises d’ingénieries réputées et fiables qui partagent notre engagement envers nos clients.

Suivi et Control des projets

Le travail de survie d'implémentation et de contrôle fait parti de notre engagement dans la gestion de projet.

Nous planifions, exécutons et finalisons les projets dans le strict respect des délais et budget. Cela comprendra l'acquisition de ressources et la coordination des efforts des membres de l'équipe et des sous-traitants ou des consultants, afin de livrer les projets conformément au plan. Nous veillerons aussi au respect des objectifs du projet et superviserons le contrôle de qualité de service, tout au long du cycle de vie du projet jusqu'à son point d’achèvement.

Peu importe la taille ou la portée de votre projet, nous proposerons une approche personnalisée pour s’assurer que vos besoins et vos objectifs techniques soient respectés.

 

Nos cibles

• Etablissements Hospitaliers 
• Telecom & Media
• Etablissements Scolaire & Universitaire
• Collectivités Locales
• Banques, Assurances & Services
•  Secteurs Pétroliers et Industriels
• Transports & Distribution (SCM)
• Agro-industrie
•  Projets de développements Ruraux (IT4D)

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Innov Innov@TIC Solutions, RCI-Abdjan, CI-ABJ-2015-A-5062

Contacts Marc Penond: (+225)22 42 78 79/ (+225)01 47 59 25/ (+225)04 07 59 77/ gmgpenond@yahoo.fr